Il monitoraggio e la reportistica per gestione del budget farmaceutico ospedaliero

L'allocazione delle risorse è un tema strategico per le Aziende Sanitarie. In questo ambito la Farmacia Ospedaliera è chiamata a una specifica attività di monitoraggio e programmazione della spesa farmaceutica. L’obiettivo è quello di conciliare il bisogno di salute della popolazione assistita e la necessità di consentire l'accesso a terapie innovative al maggior numero possibile di pazienti, garantendo la sostenibilità economica del servizio.

Il farmacista ospedaliero ha quindi un ruolo di supporto strategico verso i decisori sanitari circa la migliore allocazione delle risorse e sempre più di frequente diventa una figura di raccordo tra la parte clinica e strategica dell’azienda sanitaria.

Il processo di programmazione dei fabbisogni e di gestione del budget farmaceutico deve essere visto come un percorso circolare e continuo che parte dalla valutazione storica della spesa e dei consumi e si conclude con il monitoraggio, che diventa la valutazione storica del periodo successivo.

Tra questa due fasi si inseriscono i processi indicati in figura 1.

La reportistica del consumo e della spesa farmaceutica resta il pilastro essenziale per ogni attività di programmazione e si è fortemente evoluta negli ultimi anni. Questa evoluzione è principalmente dovuta alla disponibilità di un maggior numero di dati, di una loro maggiore organizzazione e della possibilità di strumenti di elaborazione e analisi più rapidi ed efficienti.

Le analisi di consumo tradizionali, intese come numero di confezioni, unità posologiche o al più giornate di terapia erogate sono oggi affiancate, nella nostra realtà, da reportistiche e valutazioni che aggiungono due elementi fondamentali al dato di consumo e spesa: da una parte l’attività dell’Unità Operativa (U.O.), in particolare per quanto riguarda il consumo interno per pazienti ricoverati, e dall’altra analisi sul singolo paziente, in particolare per le terapie ad alto costo.

In entrambi i casi è necessario disporre, analizzare e collegare tramite record-linkage informatico, dati provenienti da più fonti: dati di consumo interno delle Unità Operative, dati di dispensazioni per terapie domiciliari ad alto costo (es. terapie oncologiche orali, per sclerosi multipla, ipolipemizzanti, etc.), dati di attività da flussi delle prestazioni (SDO, attività ambulatoriale, accessi pronto soccorso) e dati di farmacoutilizzazione da flussi farmaceutici (date dispensazione/somministrazione terapie, dose prescritta e dispensata).

Questi due modelli sono illustrati nel dettaglio sotto.

Monitoraggio costi standard

Il monitoraggio della spesa farmaceutica delle UU.OO. rapportato all’attività delle stesse è strettamente collegato all’assegnazione dei budget di spesa per le Strutture, con una evoluzione da un modello tradizionale che ha come riferimento la spesa storica ed eventualmente la determinazione dei tetti lineari al concetto del costo standard, inteso come costo dei farmaci per unità di prodotto finale.

Il modello implementato consiste nelle definizione di un consumo atteso per unità di prodotto e nella definizione di un'allocazione di risorse coerente con l’attività effettivamente erogata a livello delle diverse UU.OO.. Sono pertanto definiti alcuni specifici costi standard, tra cui il consumo di farmaci per punto DRG per le Strutture con attività di ricovero. Sulla base dei costi standard per unità di prodotto finale sono formulati i parametri di budget per i centri di responsabilità (CdR) per l’anno di esercizio.

Monitoraggio farmaci ad alto costo

Per il monitoraggio e la reportistica dei farmaci ad alto costo negli ultimi anni è stata predisposta una reportistica dedicata che aggrega alcuni dati di farmacoutilizzazione quali la durata dei trattamenti (persistenza alla terapia), il numero di pazienti trattati nel periodo valutato (intesi come pazienti incidenti e prevalenti) e la relativa spesa analizzata sulla base dell’andamento degli indicatori sopra riportati.

I dati sono analizzati per finestre trimestrali con un orizzonte temporale di un quadriennio mobile.

Nell’immagine è riportato un esempio di scheda per un farmaco oncologico ad alto costo con scadenza di brevetto e disponibilità di relativo equivalente alla fine del 2022. Il report è quello del primo semestre 2024.

La scheda è navigabile selezionando la molecola nel menu a tendina in azzurro. I dati della tabella e dei grafici si aggiornano di conseguenza. È inoltre possibile una selezione nulla che visualizza il dato aggregato di tutte le molecole prescritte dalla U.O.

Nota: i dati di spesa sono oscurati

Nel report, la tabella riporta il numero di pazienti prevalenti ed incidenti di ogni trimestre del quadriennio mobile. Sono inoltre calcolati la spesa per paziente prevalente nel trimestre e la spesa totale.

Il grafico in blu riporta l’andamento trimestrale del numero di pazienti prevalenti (linea di tendenza in nero).

Il grafico con la linea gialla l’andamento della spesa trimestrale per paziente prevalente, mentre quello in rosa l’andamento della spesa trimestrale complessiva per la molecola.

Come si può osservare, nel caso di questo farmaco, la netta riduzione della spesa per paziente prevalente e di quella totale derivata dalla genericazione del prodotto non si riflette in una riduzione del numero di pazienti trattati, nonostante la disponibilità di altre molecole per il trattamento della medesima patologia.

Questo andamento è determinato dalla condivisione con clinici e direzione strategica di un piano di interventi sulla specifica patologia con la predisposizione, tra l’altro, di obiettivi di risultato dedicati a questo setting terapeutico per i clinici.

Nel grafico a barre verde è invece riportata la persistenza dei singoli pazienti al trattamento. Ogni barra rappresenta un paziente e la sua lunghezza è direttamente proporzionale alla durata della terapia. Come si può osservare alcuni pazienti hanno una persistenza di alcuni anni, mentre in altri casi la durata del trattamento è minimo. Su questi casi si concentrano le valutazioni di uso ottimale del farmaco. L’analisi riporta inoltre il riferimento al singolo paziente con tutte le informazioni relative in modo che sia possibile risalire allo specifico caso clinico (non mostrato in figura).

Sono infine disponibili i dati relativi al numero totale di pazienti prevalenti nel quadriennio e alla durata media dei trattamenti, ovviamente censurando i pazienti con inizio di terapia precedente al quadriennio analizzato e/o ancora in trattamento alla fine del periodo di osservazione.

Il monitoraggio e la reportistica devono inoltre possedere altre tre caratteristiche irrinunciabili: devono essere tempestive, di facile lettura, condivise.

Per quanto riguarda la tempestività si intende che il monitoraggio deve essere disponibile per i clinici entro un tempo ragionevole rispetto al periodo analizzato. Nella nostra realtà (ASL 4 Torino, Ospedale Civile di Ivrea n.d.r.) vengono realizzate analisi trimestrali che sono condivise con i Direttori di U.O. in media entro 60 giorni dalla chiusura del periodo.

La fruibilità dei report è invece importante dal momento che spesso il nostro interlocutore, sia esso il clinico o la Direzione Strategica, ha spesso un tempo limitato per affrontare la tematica e una preparazione non specifica rispetto alle attività di monitoraggio. Un report che sintetizzi gli elementi essenziali dell’analisi, meglio se in forma grafica, consente di evidenziare gli aspetti di maggiore interesse.

Le analisi, tempestive e fruibili, devono essere infine condivise con gli interessati. Non è sufficiente un invio della reportistica che va idealmente analizzata nell’ambito di incontri mirati, con l’obiettivo di individuare eventuali ambiti di intervento e le relative strategie.