Ottimizzazione e gestione efficiente di un magazzino farmaceutico dell’Area Vasta Romagna: un'analisi delle strategie di approvvigionamento, stoccaggio e distribuzione.

Le Aziende del Servizio Sanitario Nazionale operano in un ambiente notevolmente dinamico poiché la materia sanitaria è periodicamente rivista sullo stimolo degli obiettivi di programmazione e delle esigenze, di equilibrio economico e finanziario.

Non ultimo il nuovo codice degli appalti, in vigore dal 1° luglio 2023, che sta creando non poche preoccupazioni agli addetti ai lavori per gli eccessivi adempimenti nelle diverse fasi dell’appalto, le procedure di affidamento veramente complesse o che richiedono specifiche competenze tecniche, la mancanza continua di personale, gli eccessivi carichi di lavoro e, infine, l’elevato grado di responsabilità personale.

Lo scopo delle Aziende Sanitarie è di recuperare, mantenere e promuovere lo stato di salute, ma all’aumentare della complessità dei bisogni, non corrisponde sempre un aumento delle risorse economiche disponibili, per cui si pone l’esigenza di limitare e contenere la tendenza introducendo sistemi di programmazione e controllo.

Le Aziende Sanitarie Pubbliche, quindi, sono caratterizzate dall’obiettivo di svolgere processi diagnostici, terapeutici e riabilitativi che siano appropriati (cioè idonei a soddisfare i bisogni di salute pubblica) ed efficienti (cioè idonei a garantire miglior risultati a parità di risorse impiegate).

Proprio per questo, l’1 gennaio 2014 è avvenuta l’istituzione dell’Azienda USL della Romagna, con Legge Regionale n°22/2013, con l’obiettivo di “assicurare e potenziare, in condizioni di qualità, omogeneità e appropriatezza, i servizi di tutela della salute nell’interesse delle persone e della collettività, e di addivenire nel territorio dell’Area Vasta della Romagna, a forme di integrazione funzionali e strutturali idonee a garantire misure di razionalizzazione e snellimento amministrativo, nonché il contenimento della spesa pubblica” (Art. 1, Comma I, Legge 22/13).

Nel perseguimento di tale obiettivo, è stata realizzata l’unificazione del processo di approvvigionamento dei beni, in tutte le fasi costitutive di pianificazione, di acquisto, di stoccaggio e di distribuzione dei beni: è proprio in tale contesto che si inserisce la realizzazione del Magazzino Unico Farmaceutico ed Economale, che ha rappresentato una delle prime tappe del percorso di concentrazione delle attività tecnico-amministrative, a supporto delle prestazioni assistenziali.

All’interno dell’AUSL della Romagna, la gestione della logistica assume un significato più ampio dell’abituale concetto di trasporto e immagazzinamento assumendo il ruolo di funzione strategica di riferimento dell’intera supply chain. 

L’Azienda USL della Romagna con i suoi 7 presidi ospedalieri, 15 ospedali pubblici, 8 Distretti, 17 Case della Salute, 4 Ospedali di comunità e 52 Nuclei di Cure Primarie, comprende le strutture e i servizi delle preesistenti Aziende USL di Cesena, Forlì, Ravenna e Rimini, a cui è subentrata. Si tratta di una delle Aziende Sanitarie italiane più ampia per popolazione residente e si colloca tra le prime per superficie territoriale e numero di ospedali; il territorio di riferimento, di 5.100 chilometri quadrati, comprende una popolazione di quasi 1.200.000 abitanti. (Fig.1)

Figura 1: collocazione baricentrica del Magazzino Unico della Romagna

Inoltre, nel territorio di riferimento aziendale, operano anche 14 Case di cura private accreditate e l’Istituto Scientifico Romagnolo per lo studio e la cura dei tumori IRST/IRCCS di Meldola che è parte integrante del Servizio Sanitario Regionale.

I dipendenti sono oltre 15.000, i medici di medicina generale 790 e i pediatri di libera scelta 158. Il volume di attività specialistica, tra visite ed esami, è di 15.000 prestazioni, mentre il valore della produzione ammonta a 2.2 miliardi di euro.

Con l’approvazione del progetto esecutivo della Farmacia Centralizzata e del Magazzino Unico dell’Area Vasta Romagna, si è dato avvio alla revisione dei flussi logistici delle quattro Aziende Sanitarie della Romagna (cosiddetta Area Vasta Romagna), allo scopo di migliorare i servizi di supporto all'attività assistenziale e conseguire economie di spesa e di fattori produttivi.

Precedentemente ogni azienda gestiva singolarmente la propria supply-chain in modo decentrato, attraverso l’utilizzo di diversi software.

Attraverso un processo graduale, conclusosi nel luglio 2017, tutti i software sono stati sostituiti da una suite di soluzioni integrate per consentire l’interazione delle aree e costruire un’anagrafica unica in grado di identificare univocamente le referenze a magazzino.

La creazione del Magazzino Unico ha alcuni obiettivi generali quali l’efficienza, l’efficacia, la qualità, la razionalizzazione, la flessibilità ed alcuni obiettivi specifici: tra questi si evidenziano gli obiettivi clinici e gli obiettivi economici e logistici.

I primi sono quelli che mirano a ridurre il rischio di errori di prescrizione, dispensazione e somministrazione, favorire l’integrazione del farmacista ospedaliero nel gruppo clinico, favorire, con la revisione organizzativa, la riduzione di pratiche sbagliate nell’organizzazione sanitaria e aumentare il tempo infermieristico dedicato al paziente.

Alcuni obiettivi economici e logistici invece sono: ridurre i costi di struttura e di immobilizzo delle scorte dei prodotti, ridurre i costi relativi al personale tecnico ed amministrativo, ridurre e razionalizzare le scorte, ottenere economie di scala, consentire la tracciabilità totale dei farmaci e dei dispositivi, razionalizzare la spesa farmaceutica, garantire una maggiore pianificazione delle attività, incrementare le referenze disponibili a scorta facilitando il processo di approvvigionamento dei reparti e razionalizzare e migliorare i trasporti.

Il Magazzino Unico dell’AUSL della Romagna è una struttura ad alta automazione tecnologica, ma soprattutto ad elevata informatizzazione della supply chain. È stata infatti implementata una suite di soluzioni software integrate per la gestione della supply chain che riguardano i processi, le persone, l’organizzazione e la tecnologia.

Il sistema informatico è stato progettato in un’ottica integrata con l’intera catena di approvvigionamento aziendale, iniziando a sviluppare la condivisione con i flussi informatizzati del ciclo passivo con le ditte fornitrici di beni, in modo da inviare ordini informatizzati ai fornitori e ricevere dagli stessi i DDT (Documento Di Trasporto) digitali su appositi protocolli di interfacciamento. Inoltre, tutto il materiale consegnato dal Magazzino Unico è tracciato in specifici bancali, roller e cassette dotati di codici a barre e/o RFID, che comportano la completa tracciabilità dei medicinali, dispostivi e beni in essi contenuti, suddivisi per tipo, quantità, lotto e scadenza, consentendo l’identificazione automatica degli stessi all’interno della struttura sanitaria.

Particolare attenzione è posta al rispetto delle normative in materia di conservazione, custodia e distribuzione dei medicinali nelle operazioni di gestione integrata dell’approvvigionamento.

Con tale obiettivo è stato implementato un sistema per l’identificazione, la tracciabilità totale e la storia termica del materiale anche durante le fasi di trasporto. Per il trasporto dei medicinali a temperatura controllata si utilizzano anche cassette dotate di datalogger che trasmettono le informazioni sulla temperatura della cassetta. (Fig.2)

Figura 2: controllo catena del freddo tramite datalogger

Tale innovazione organizzativa permette la piena integrazione con la gestione informatizzata dei trasporti su gomma e i trasporti interni fino alla consegna al reparto, al fine dell’alimentazione semiautomatica degli armadietti di reparto informatizzati, in modo da favorire il presidio dell’attività medico/infermieristica nei processi di prescrizione e somministrazione. Creare visibilità delle tappe in cui si svolge l’iter di approvvigionamento a tutti gli attori coinvolti, garantisce che la produzione e la consegna del prodotto possano essere basate sulla domanda effettiva, invece che basarsi su una previsione e, di conseguenza, consente a tutti gli attori della catena di operare in modo più efficace. Per garantire la massima efficienza organizzativa sono stati inoltre sviluppati ed implementati appositi sistemi di controllo informatizzato allo scopo di ottenere ottime performance gestionali, riducendo al minimo gli errori di gestione.